Manuel dataindtastning er en af de mest tidskrævende og fejlbehæftede opgaver i en travl e-handelsvirksomhed. For Yuaia var det en daglig udfordring: Ordrer fra Matas ankom som e-mails, og hver ordre skulle manuelt aflæses og tastes ind i lagersystemet Selveo. Det kostede dem op mod 4 timer om ugen — tid der kunne bruges meget bedre.
Problemet: Fra indbakke til system én gang ad gangen
Processen var enkel nok at forstå, men besværlig at udføre i praksis. En medarbejder skulle åbne hver ordremail fra Matas, aflæse kundenavn, adresse, produkter og antal — og derefter åbne Selveo og taste det hele ind manuelt. Én ordre ad gangen. Dag efter dag.
Med et stigende antal ordrer blev det en flaskehals. Og da mennesker laver fejl, betød det indimellem forkerte ordrer, forsinkelser og unødigt ekstraarbejde. Det var et klassisk eksempel på en opgave der skriger på automatisering. Vi har tidligere skrevet om, hvornår det er det rette tidspunkt at tage automatisering i brug — læs de 5 tegn på at din virksomhed er klar.
Løsningen: Et automatiseret flow fra mail til Selveo
Streamline Studio byggede et flow der håndterer hele processen uden menneskelig indblanding:
- Overvågning af indbakken — Flowet registrerer automatisk nye ordremails fra Matas så snart de ankommer.
- Dataudtræk — Kundenavn, leveringsadresse, produkter, antal og ordrenummer trækkes ud af mailen.
- Automatisk ordreoprettelse — Dataene sendes direkte til Selveo via API og opretter ordren med det samme.
- Bekræftelse — Teamet får besked når ordren er inde, og kan gå direkte til håndtering.
Ingen åben mail. Ingen copy-paste. Ingen fejl.
Resultatet: 4 frigjorte timer — hver uge
Effekten var umiddelbar. Fra dag ét kørte ordrer fra Matas automatisk ind i Selveo — uden at nogen skulle løfte en finger. De 4 timer om ugen, der tidligere gik til manuel registrering, er nu frigjort til opgaver der faktisk skaber værdi for forretningen.
Derudover er fejlraten faldet til nul. Systemet læser og overfører data præcist hver gang — ingen stavefejl, ingen glemte felter, ingen forsinkede ordrer.
Det er præcis den slags gevinst vi stræber efter, når vi hjælper virksomheder med at automatisere deres arbejdsgange — ikke teknologi for teknologiens skyld, men konkrete timer og kroner sparet.
Hvad kan automatiseres i din virksomhed?
Yuaias case er et godt eksempel på, at de mest værdifulde automatiseringer ofte er de enkle: find en opgave der gentages, er regelbaseret og tager unødvendig tid — og automatisér den.
Har du en lignende udfordring i din virksomhed? Kontakt Streamline Studio for en uforpligtende snak om, hvad vi kan automatisere for dig.